True Fotokopi Fotokopi

Fotokopi ve yazıcı sektöründe iş modeli diğer servis alanlarından belirgin biçimde ayrışır. Cihazlar çoğunlukla kiralanır veya kopya başı ücretlendirme modeliyle çalışılır. Bu modelde düzenli sayaç okuma, ömürlü malzeme takibi ve kopya başı maliyet hesabı sektörün temel süreçlerini oluşturur. Portföy büyüdükçe bu süreçlerin elle takibi sürdürülebilir olmaktan çıkar.

True Fotokopi, bu süreçleri yöneten, fotokopi ve yazıcı sektörüne özel bir fotokopi servis programıdır. Numaratör takibi, ömürlü malzeme yönetimi ve KOBAS (kopya başı birim maliyet hesabı) modülleriyle servis yönetiminin ötesinde sektörün finansal dinamiklerine de cevap verir.

---

Sayaç ve Faturalandırma

Kopya başı ücretlendirme modelinde gelirin doğru takibi sayaç okumalarına bağlıdır. True Fotokopi’de müşterilerdeki cihazların siyah-beyaz ve renkli sayaçları periyodik olarak kaydedilir. Okunan değerler önceki okumalarla karşılaştırılarak dönemsel kopya miktarı otomatik hesaplanır. Bu veriler doğrudan faturalandırma sürecine aktarılır.

KOBAS modülü ise sürecin karlılık tarafını yönetir. Toner, drum, bakım ve işçilik maliyetlerinin toplam kopya sayısına bölünmesiyle elde edilen birim maliyet, müşteriden alınan kopya başı ücretle karşılaştırılır. Cihaz bazında karlılık raporlarıyla portföyün genelindeki maliyet dengesi izlenir, fiyatlandırma kararları bu veriye dayanır.

Ömürlü Malzeme Takibi

Toner, drum, developer ve fuser gibi sarf malzemeleri kopya sayısına göre tükendiğinden, kalan ömür sayaç verisi üzerinden izlenir. Değişim zamanı yaklaşan parça için sistem otomatik uyarı oluşturur, teknisyen doğru malzemeyle sahaya çıkar ve baskı kalitesi düşmeden bakım yapılır. Plansız arıza çağrıları bu önleyici akışla büyük ölçüde azalır.

Servis ve Cihaz Yönetimi

True Fotokopi cihaz kartı yönetimi, ekip takip, servis fişi ve bakım sözleşmesi süreçlerini tek çatı altında toplar. Cihazın montaj tarihinden itibaren tüm sayaç okumaları, değişen sarf malzemeleri ve servis kayıtları aynı kart altında izlenir.

Temsili ekran. Veriler örnektir.

Cihaz Kartı

CHZ-3308

Kopiline KL-4070 Vega Yapı A.Ş. · Merkez ofis Drum ömrü %14

Marka Kopiline Model KL-4070 Seri No 4070-22815 Montaj 02.2024 Sayaç · S/B 184.302 Sayaç · renkli 41.870 Son okuma 01.06.2026 Sözleşme Kopya başı

Ömürlü malzeme

• Drum %14 · kalan 12.400 kopya
• Toner · siyah-beyaz %38 · kalan 9.800 kopya
• Toner · renkli %61 · kalan 6.200 kopya
• Fuser %72 · kalan 84.000 kopya

Montajdan bugüne

• 02.2024 Montaj ve devreye alma · Ekip #05
• 05.2024 Sayaç okuma · S/B 41.208
• 09.2024 Toner değişimi · Siyah-beyaz
• 07.2025 Drum değişimi · Ünite 1
• 03.2026 Kağıt besleme arızası · Çekiş silindiri
• 06.2026 Sayaç okuma · S/B 184.302

Servis çağrıları ve bakım randevuları Kanban yapısındaki ekip takip ekranından bölge bazında dağıtılır. Müşteri konumları harita üzerinde görülür ve gelecek günlerin iş yükü önceden değerlendirilir.

Bakım sözleşmeleri periyodik bakım planlarına bağlanır. Sözleşme kapsamındaki cihazlarda bakım tarihleri yaklaştığında sistem otomatik uyarır ve sözleşme yenileme süreci aynı modülden takip edilir.

Servis Fişi Toplu Faturalama ek modülüyle bakım sözleşmesi kapsamındaki tüm servis kayıtları dönem sonunda tek faturaya birleştirilir. Aylık kira veya periyodik bakım faturalandırması yapan firmalarda her servis için ayrı fatura kesme yükü ortadan kalkar.

---

Paketler

Dört paketten oluşan True Fotokopi’de her paket numaratör ve ömürlü malzeme takibi gibi sektörel modülleri içerir. Pro 1 ve Pro 2 paketleri sırasıyla CRM Standart ve Ticari Pro paketleriyle birleşerek genişler.

Tüm paketler müşteri ve iletişim, günlük iş akışı, personel ve yetkilendirme, raporlama ve sistem araçları altyapısını kuran 14 ortak modülü içerir.

Standart paket servis fişi, cihaz kartı, ekip takip, bakım takibi, stok takibi, sayım fişi, numaratör bilgi girişi ve ömürlü malzeme takibi modülleriyle temel fotokopi servis yönetimini kapsar. Sayaç okuma ve malzeme değişim takibine odaklanan firmalar için pratik bir başlangıç sunar.

Pro pakete KOBAS ve log takibi modüllerini ekler. Kopya başı ücretlendirme modeliyle çalışan ve cihaz bazında karlılık analizi yapmak isteyen firmalar için geliştirilmiştir.

Pro 1 fotokopi servis yönetimini pazarlama ve satış süreçleriyle birleştirir. CRM Standart paketinin teklif hazırlama, sipariş yönetimi, satış fırsatı takibi ve kampanya yürütme yetenekleri eklenerek yeni müşteri kazanımı ile mevcut müşteri servis takibi aynı platformda yürütülür.

Pro 2 fotokopi servis yönetimini ticari takiple birleştirir. Ticari Pro paketinin fatura, cari hesap, kasa, banka, çek ve senet gibi modülleriyle servis sürecinin finansal ayağı aynı platformda yönetilir. Servis fişinden faturaya geçiş, müşteri borç-alacak takibi ve tahsilat süreçleri entegre biçimde çalışır.