e-fatura uygulamasının en önemli amacı ise satıcı ve alıcı arasında güvenli, tutarlı, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan bir sistem oluşturmaktır.

True e-Fatura entegrasyonu ile:

• Gelir İdaresi Başkanlığında (GİB) kayıtlı mükelleflerin listelenerek, cari kartlar içerisinde yer alan e-Fatura mükelleflerinin tespiti ve ilgili cari kartlara e-Fatura kullanıcısı olduğunun otomatik olarak işlenmesi
• Faturalardaki birim bilgilerinin, e-Fatura için uygun kodlardaki birim bilgilerine dönüşümü,
• Firmaya gelen elektronik faturaların sisteme transferi sırasında kullanılacak stok dönüşüm bilgilerinin tanımlanması,
• Belirlenen tarih aralığındaki faturaların listelenip, otomatik evrak no alımından sonra aktarımının sağlanması,
• Aktarımı gerçekleşen faturaların takibi veya aktarımı herhangi bir sebepten dolayı gerçekleşmeyen faturaların aktarılamama gerekçelerinin izlenmesi,
• Gönderilen faturaların ayrıntılı takibi (gönderim tarihi, onaylanma tarihi vs.),
• Gelen faturaların, “Okunmayan” ve “Onay Bekleyen” olmak üzere ayrı ayrı takibi

sağlanabilecektir.

e-Fatura başvuru sürecinde yapılması gerekenler nelerdir?
e-Fatura uygulamasını kullanmak isteyen mükelleflerin yapması gereken işlemler kısaca belirtilmiştir. İlgili mükelleflerin başvurularını aşağıdaki internet adreslerinden yapmaları gerekmektedir.

Mali Mühür Sertifikası Başvurusu: https://mportal.kamusm.gov.tr/bp/edf.go
e-Fatura kullanımı için öncelikle mali mühür sertifikasının temin edilmesi gerekmektedir. Mali mühür sertifika başvurusu yukarıdaki adres üzerinden elektronik olarak gerçekleştirilebilir. Başvuru ve ödeme yapıldıktan sonra ortalama 1-2 hafta içerisinde mali mühür adrese teslim edilecektir. Mali mühür temini gerçekleştikten sonra mali mühür kurulumlarının yapılarak pin kodunun alınması ve e-Fatura başvuru işlemine geçilmesi gerekmektedir.

e-Fatura Uygulaması Başvurusu: https://portal.efatura.gov.tr/efaturabasvuru/
e-Fatura ön başvurusu Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden elektronik olarak yapılır.

Özel Entegratör Sözleşmesi:
Özel Entegratör sözleşmesi yapılır. Bu sözleşme ile firma hesabı açılarak firmaya özel kullanıcı kodu ve şifre tanımlanır, aktivasyon işlemi gerçekleştirilir.

e-Fatura kullanımı için Portal, Entegrasyon, Özel Entegrasyon olmak üzere üç farklı yararlanma yöntemi sunulmuştur. Bu madde Özel Entegrasyon seçeneğini kullanan mükellefler için geçerlidir.
E-Arşiv uygulaması için ön başvuru yapılmaz, Özel Entegratör üzerinden aktivasyon işlemi gerçekleştirilir.

19 Ekim 2019 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanan “509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ve 3 Sıra No.lu e-Defter Genel Tebliği” kapsamında e-Dönüşüm uygulamalarında bazı düzenlemeler yapılarak kapsamı genişletilmiştir.
Öne çıkan düzenlemelerden bazıları aşağıda listelenmiştir.

• e-Fatura mükellefi olan firmalara 01.01.2020 tarihi itibari ile e-Arşiv Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu getirilmiştir.
• e-Ticaret paydaşı olan internet satış platformları, internet ortamında ilan yayınlayanlar ve internet reklam aracılarının 01.01.2020 tarihi itibariyle e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamasına geçmeleri zorunlu kılınmıştır.
• e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükelleflere e-Defter kullanım zorunluluğu getirilmiştir.
• e-Fatura geçiş zorunluluğu için daha önceden 10 milyon TL ve üzeri olan brüt satış hasılatı, 5 milyon TL ve üzeri olarak güncellenmiştir.
• 01.01.2020 tarihinden itibaren e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmayan mükelleflerce düzenlenecek faturaların; vergi mükellefi olmayanlar için vergiler dahil toplam tutarın 30 Bin TL’yi ve vergi mükellefleri için vergiler dahil toplam tutarın 5 Bin TL’yi aşması halinde, ilgili faturaların e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmesi zorunlu kılınmıştır. Söz konusu faturalar Başkanlıkça sunulan e-Belge portali üzerinden düzenlenecektir. Belirlenen şartları sağlamayan faturalar ise kağıt fatura olarak düzenlenmeye devam edilecektir.
• e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan ve 2018 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı 25 milyon TL ve üzeri olan mükelleflere 01.07.2020 tarihi itibari ile e-İrsaliye uygulamasına geçiş zorunluluğu getirilmiştir.
• e-Defter ve e-Defter beratlarının 01.01.2020 tarihinden itibaren özel entegratörlerin veya başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde asgari 10 yıl süre ile saklanma zorunluluğu getirilmiştir.

Kimler e-Fatura’ya geçmek zorundadır?
421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında;

• 2015 hesap dönemi brüt satış hasılatı 10 Milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin
• 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli malların imali, ithali, teslimi, faaliyetleri vs. nedeniyle Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu (EPDK)’ndan lisans alan mükelleflerin
• 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli malları imal, inşa ve ithal eden mükelleflerin elektronik fatura ve elektronik defter uygulamasına geçmeleri zorunludur.

e-Fatura’ya geçiş yapacak kullanıcılar aynı zamanda e-Arşiv fatura uygulamasını kullanmak zorunda mıdır?
Evet. 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında, e-Fatura mükelleflerinin aynı zamanda e-Arşiv Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu ile ilgili düzenleme getirilmiştir.

Zorunlu e-Fatura kullanıcıları e-Defter de kullanmalı mıdır?
Evet. Zorunluluk kapsamında e-Fatura kullanıcıları veya kullanacak olan mükellefler aynı zamanda e-Defter uygulamasına geçmek zorundadır.

İsteğe bağlı e-Fatura kullanıcıları için e-Defter kullanım zorunluluğu var mıdır?
Hayır. İsteğe bağlı olarak e-Fatura uygulamasını kullanmanız veya kullanacak olmanız e-Defter’e geçme zorunluluğu getirmemektedir.

e-Fatura Güvenli midir ?
Belirli format ve standartlar halinde düzenlenmiş e-Fatura, kâğıt fatura ile aynı yasal özelliklere sahip, tüm şirketler arasında birçok avantaj sağlayan, mali mühür ve zaman damgası ile değiştirilemezliği garantilenmiş elektronik ortamda kullanılan güvenli belgedir.

e-fatura yeni bir belge türü müdür?
e-Fatura, kâğıt fatura ile aynı yasal özelliklere sahiptir, yani yeni bir belge değildir. Tek standarda göre belirlenen veri aktarımı ve ağ aracılığı ile satıcı ve alıcı arasında hızlı iletişimi sağlayan bir altyapıya sahiptir. e-Fatura sistemine kayıtlı olan kullanıcılar e-Fatura gönderebilmekte ve e-Fatura sistemine kayıtlı olan kullanıcılardan e-Fatura alabilmektedirler.

e-Fatura kullanmayan bir firmaya e-Fatura gönderebilir miyim?
e-Fatura kullanmayan bir firmaya Gelir İdaresi Başkanlığı(GİB) e-Fatura gönderilmesine izin vermemektedir.

e-Fatura kullanımına başladıktan sonra kağıt fatura kullanabilir miyim?
e-Fatura kullanmaya başladıktan sonra e-Fatura kullanan şirketlere e-Fatura, kullanmayan şirketlere ise kağıt fatura göndermeniz gerekmektedir. Bundan dolayı fatura gönderilecek karşı şirketin e-Fatura kullanıp kullanmadığı kontrolünü fatura oluşturulmadan önce yapılmalıdır.

e-Fatura kullanmaya zorunlu olmasam da e-Faturaya geçiş yapabilir miyim?
Belirlenen şartların altında kalan firmalar da istedikleri halde e-Fatura’dan yararlanabilmektedirler.

Kimlere e-Fatura gönderebilirim?
e-Fatura uygulamasında yalnızca e-Fatura’ya kayıtlı mükelleflere elektronik fatura gönderebilirsiniz.

e-Fatura ile kağıt fatura düzenleyebilir miyim?
Hayır, e-Fatura uygulamasında sadece e-Fatura’ya kayıtlı olan kullanıcılara e-Fatura düzenleyebilirsiniz.

e-Fatura kullanıcısıyım, elimde kalan basılı kağıt faturalara ne olacak?
Fatura kullanıcısı olmayan muhataplara kağıt fatura düzenlenebilir.

e-Fatura kullanıcısıyım, elimde ne kadar kağıt fatura bulundurmalıyım?
Elinizde bulundurmanız gereken kağıt fatura miktarı, müşterilerinizin ne kadarının e-Fatura kullanıcısı olduğuna göre değişir. Eğer e-Fatura’ya kayıtlı müşteri sayınız çok ise, az miktarda basılı kağıt fatura bulundurmak yeterli olacaktır.

e-Fatura kullanıcısıyım, hiç kağıt fatura kullanmazsam olmaz mı?
e-fatura düzenleme yetkisi bulunan mükelleflerin gerek kendi sistemlerinde gerekse e-Fatura uygulamasında meydana gelebilecek arıza ve kesinti durumlarında fatura düzenleyebilmek için yeteri kadar basılı kağıt fatura bulundurmaları zorunludur. Buna ek olarak GİB veya GTB sisteminde arıza ve kesinti durumlarında basılı kağıt fatura ile ihracat işlemlerinin yapılabilmesine izin veriliyor.
Yani tüm müşterileriniz e-Faturaya kayıtlı olsa dahi, arıza ve kesintiler esnasında kullanabilmek adına bir miktar kağıt fatura bulundurmanız gerekir.

e-Fatura kullanıcısı olmayan mükellefe elektronik fatura düzenleyebilir miyim?
e-Fatura kullanıcısı olmayan muhataplara elektronik fatura düzenleyemezsiniz. e-Fatura uygulamasında kaydı olmayan mükelleflere yapılan mal teslimi ve hizmet ifası için, Maliye Bakanlığı’ndan izni bulunan matbaa işletmelerine bastırılmış kağıt fatura düzenlemeniz gereklidir.

e-Fatura kullanıcısı olmayan mükellefe elektronik fatura düzenledim, fatura GİB tarafından red aldı, ne yapmalıyım?
e-Fatura kullanıcısı olmayan mükellefe düzenlenen elektronik faturanın bir geçerliliği yoktur. Bu türdeki yanlış kesilmiş faturaları kayıtlarınıza alıp arşivlemeniz ancak kesinlikle muhasebe kayıtlarınıza almamanız gerekir. Ek olarak bu faturanın numarasını hiç bir şekilde kullanamazsınız. Yeni bir fatura numarasıyla, yeni tarihli bir kağıt fatura düzenlemeli, açıklama kısmına hatalı olan faturanın numarası ve durumun kısa bir açıklamasını yazmalısınız.

e-Fatura kullanıcısıyım, e-Fatura portal açılmıyor, ne yapmalıyım?
e-Fatura uygulamasının usul ve esaslarını düzenleyen 397 no’lu VUK Genel Tebliğince, e-fatura düzenleme yetkisi bulunan mükellefler, kendi sistemlerinde veya e-Fatura uygulamasında meydana gelebilecek herhangi bir arıza veya kesinti durumunda basılı kağıt fatura düzenleyebilirler. İhracat ile ilgili GTB’nın 2017/7 sayılı Genelgesine göre, GİB veya GTB sisteminde arıza veya kesinti yaşanması durumunda, ihracat işlemleri basılı kağıt fatura ile yapılabilmektedir.