True e-Defter ile Yevmiye Defteri, Yevmiye Defteri Beratı, Defter-i Kebir ve Defter-i Kebir Beratı dosyalarının, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği standartlara uygun olarak hazırlanması çok kolay!
True e-Defter
Dijital Devlet: e-Devlet & e-Çözümler
e-Defter nedir?
e-Defter, Vergi Usul Kanunu uyarınca belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazı gibi işlemlere ilişkin defter ve verilerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesine imkan tanıyan bir uygulamadır.
Gelir İdaresi Başkanlığı elekronik defter Uygulaması, elektronik defter mükellefi olan kullanıcıların beratlarını göndermek için kullandıkları bir platformdur.
Bu platforma, tüzel kişiler mali mühür ile giriş yaparken gerçek kişiler hem elektronik imza ile hem de mali mühür ile giriş yapabilmektedirler.
Giriş işlemi yapıldıktan sonra son bir ayda tutulmuş yevmiye defterlerine ait beratların ve Defter-i Kebir’e ait beratların GİB uygulamasına yükleme işlemi yapılır.
GİB’e yüklenen beratlar GİB tarafında imzalanır ve daha sonra e-Defter mükellefi GİB tarafından imzalanmış olan beratları indirir.
e-Defter mükellefleri arşivlerinde defterleri, defterlere ait beratları ve GİB tarafından imzalanmış belgeleri birlikte saklamak zorundadır.
e-Defter, kanunen tutulması zorunlu olan yevmiye ve defteri kebir defterlerinin elektronik ortamda tutulduğu, maliyeye elektronik imza yoluyla berat verilen sistemdir. e-Defter ile ilgili kayıtlar standart olarak XML formatında hazırlanmaktadır.
E-Defter Kullanımı ile;
- e-Defter dosyalarının güvenli ortam koşullarında saklanması,
- Kağıt ortamında tutulan defterler gibi sayfa sayısına göre kâğıt bastırma işlemi ve noter onaylatma işleminin gerekmemesi,
- Kağıt ortamında tutulan defterler gibi mürekkebe ihtiyaç duyulmaması ve dolayısıyla mürekkep masrafının olmaması,
- Defterler için kağıt ortamda olduğu gibi yazıcıdan çıktı alınmasına gerek olmaması,
- Defterler elektronik ortamda saklandığı için arşiv maliyetinin ortadan kalkması,
- Defter oluşturmak için ağaçların kesilmesine gerek olmaması ve doğanın korunması,
- İşgücü, zaman ve onay maliyetleri gibi maliyetlerden de tasarruf sağlanması,
- Defterlerin elektronik ortamda saklanmasından ötürü defter bilgilerini üçüncü kişilerle paylaşma kaygısı olmaması,
gibi bir çok avantaj elde edilecektir.
True CRM Programı e-Defter Entegrasyonu ile;
- Muhasebe fişlerinden yevmiye defter kaydının oluşturulması,
- Belirlenen tarih aralığında fişlerin listelenip xls dosyalarının oluşturulması ve aktarım işlemlerini gerçekleştirilmesi,
- Aktarımı gerçekleşen fişlerin takibi veya aktarımı herhangi bir sebepten dolayı gerçekleşmeyen fişlerin aktarılmama gerekçelerinin izlenmesi,
sağlanabilecektir.
E-defter Uygulamasına Geçmek İçin Şartlar Nelerdir?
- Gerçek kişi mükelleflerin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları,
- Tüzel kişi mükelleflerin 397 ve 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğlerinde yer alan belirlemeler çerçevesinde e-fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olması ve bu çerçevede Mali Mühür temin etmiş olması,
- Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması.
- Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli III sayılı listedeki malları imal, inşa ve ithal eden mükellefler.
Defterler hem elektronik ortamda hem de kâğıt ortamında tutulabilir mi?
Defterlerini elektronik defter şeklinde tutmaya başlayan e-Defter mükellefleri, aynı defterlerini kağıt defter biçiminde tutmaları söz konusu değildir. Kağıt defter şeklinde tutulan defterlerde uygulanan kurallar (süre, cezai yaptırımlar gibi.) e-Defter içinde geçerlidir. e-Defter mükelleflerinin tutukları elektronik defterlerde herhangi bir bozulması veya silinmesi vb. olağanüstü durumlar meydana geldiği zaman, mevcut durumu on beş gün içerinde GİB bildirmek ve kayıtlarını nasıl tamamlayacaklarına ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak zorundadırlar.
Aylık onay işlemi ilgili aya kadar olan bütün kayıtları mı içerecektir?
Aylık dönem ile kastedilmek istenilen aslında sadece onaya sunulan aya aitdefter kayıtlarıdır, onaya sunulan defterler daha önceki aylara ait kayıtları içerisinde bulunduramazlar. Fakat, hesap dönemi veya takvim yılı içinde, e-Defter kullanmaya başlayan mükellefler, kullanmaya başladıkları aydan sonra oluşturacakları ilk e-defterde, ilgili takvim yılının başından e-Defter kullanmaya başladıkları aya kadar gerçekleştirilen tüm kayıtlara da yer vermeleri gerekmektedir.
Yıl içinde e-Defter uygulamasına geçen mükellefler diğer defterlerini ne yapacaklardır?
E- defter tutmaya başladıkları tarih itibarıyla eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklar ve genel hükümler çerçevesinde defterlerini saklayacaklardır.
e-Deftere geçiş yapacak firmalar e-Fatura kullanmak zorunda mıdır?
e-Deftere geçiş yapacak firmaların E-fatura kullanma zorunlulukları yoktur. Uygun koşullarda istenildiği taktirde e-Defter kullanılabilir.
Yeni düzenlemeye göre e-Defter uygulamasına dahil olma zorunluluğu nedir?
30923 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 3 Sıra no.lu e-Defter Genel Tebliği kapsamında;
- e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükelleflerin,
- Türk Ticaret Kanununun 397 nci maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketlerin e-Defter uygulamasına geçmeleri zorunludur.
