True e-Arşiv ile e-Faturaların, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak hazırlanması, bir nüshasının elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlanması çok pratik!
True e-Arşiv
Dijital Devlet: e-Devlet & e-Çözümler
e-Arşiv nedir?
e-Arşiv, Vergi Usul Kanunu uyarınca kağıt üzerinde düzenlenme, muhafaza ve ibraz edilme zorunluluğu bulunan faturaların elektronik ortamda düzenlenmesi, bir nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkan tanıyan bir uygulamadır.
Elektronik Arşiv tebliği kapsamında, vergi mükellefleri elektronik ortamda oluşturdukları faturayı, elektronik ortamda veya kağıt ortamında karşı tarafa iletir, ikinci nüshasını ise elektronik ortamda muhafaza ederler. Zorunluluğu bulunmayan vergi mükellefleri ise e-Arşiv uygulamasına gönüllü olarak geçebilirler.
e-Arşiv kullanımı ile:
- Faturaların elektronik ortamda oluşturularak kanuni süresi boyunca elektronik ortamda saklanabilmesi,
- Faturaların uygun koşullar dahilinde elektronik ortamda gönderilebileceği gibi kağıt olarak da teslim edilebilmesi,
- Fatura basım gönderim masraflarının ortadan kalkması,
- Zaman, işçilik ve arşivleme maliyetlerinin azalması,
- Uluslar arası standartlara uyum
gibi bir çok avantaj elde edilecektir.
True CRM Programı e-Arşiv Fatura entegrasyonu ile;
- Fatura işlem tipinin cari kartlara tanımlanarak, ilgili müşterilere oluşturulan faturaların e-Arşiv kapsamında hazırlanması,
- Tek tuş ile e-Arşiv faturalarına otomatik evrak numarasının atanması,
- Belirlenen tarih aralığındaki faturaların listelenip, otomatik evrak no alımından sonra aktarımının sağlanması,
- Aktarımı gerçekleşen faturaların takibi veya aktarımı herhangi bir sebepten dolayı gerçekleşmeyen faturaların aktarılamama gerekçelerinin izlenerek gerekli düzenlemenin çok kısa sürede tamamlanabilmesi,
- e-Arşiv faturalarının müşteri mail adreslerine otomatik gönderimi,
- Gönderilen maillerin takibi (gönderildi, gönderilemedi vb.),
- e-Arşiv fatura şablon kullanımı,
- Gönderilen faturaların ayrıntılı takibi (gönderim tarihi, gönderim durumu vb.),
- Fatura iptal işlemleri,
- e-Arşiv faturalarına ödeme veya belge notlarının eklenebilmesi,
- Faturaların otomatik oluşan xml formatlarının arşivlenmesi
sağlanabilecektir.
True e-Arşiv çözümü ile fatura işlemlerinizi eksiksiz yerine getirebilecek, hızlı ve güvenli veri transferi sağlayabileceksiniz.
e-Arşiv’ e geçiş yapacak firmalar e-Fatura kullanmak zorunda mıdır?
e-Arşiv ’e geçecek firmaların öncelikle e-Fatura ’ya geçmeleri zorunludur.
İsteğe bağlı e-Arşiv ’e geçebilir miyim?
Belirlenen şartların altında kalan ve isteğe bağlı olarak e-Arşiv kullanmak isteyen firmalar e-Fatura kullanmaları durumunda e-Arşiv ’den yararlanabilmektedirler.
İsteğe bağlı e-Arşiv ’e geçilebilir ise neden geçmeliyim?
e-Arşiv uygulaması, fatura kullanan tüm firmalar için fatura oluşturma, fatura kesme, kargolama ve arşivlemede çok büyük tasarruf sağlamaktadır. Bu uygulama sayesinde kağıt fatura maliyeti ortadan kaldırılarak faturanın 2.nüshası elektronik olarak saklanır ve bundan dolayı arşivleme maliyeti ortadan kaldırılır.
e-Arşiv uygulamasına nasıl katılınır?
e-Arşiv uygulamasına katılabilmek için öncelikle e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmanız gerekmektedir.
e-Arşiv’de faturalar nasıl düzenlenir?
e-Arşiv uygulamasında fatura, mükellefin kendisi veya mükellef adına özel bir entegratör tarafından elektronik ortamda oluşturulur. Bu faturalar, alıcısına bir kağıda basılı olarak veya direkt elektronik ortamda iletilebilir. Bu faturaların mükelleflere iletimi GİB üzerinden yapılmaz ancak GİB’e, düzenlenmiş olan e-Arşiv Faturaların icmalini içeren aylık raporlar gönderilir.
e-Arşiv kullanıcısıyım, kime hangi faturayı düzenleyeceğim?
Eğer e-Arşiv kullanıcısıysanız, e-Arşiv’in ön şartı olan e-Fatura uygulamasına da kayıtlısınız, yani her iki uygulamayı da kullanıyorsunuz demektir. Eğer muhatabınız e-Fatura kullanıcısı ise elektronik fatura, e-Fatura kullanıcısı değilse e-Arşiv Fatura düzenlemeniz gerekmektedir.
Eğer faturanız, gümrük beyannamesi ekinde ihraç edilen bir malın faturasıysa, mal bedelsiz bile olsa, yine de e-Fatura düzenlemeniz gerekmektedir.
e-Arşiv kullanıcısıyım, portal giriş ekranı açılmıyor, ne yapmalıyım?
e-Arşiv uygulamasında, e-Fatura’dan farklı olarak, e-Arşiv faturalarının mükelleflere iletimi GİB üzerinden olmadığı için, 433 no’lu VUK Genel Tebliğince, herhangi bir teknik aksaklık sebebiyle e-Arşiv Faturası düzenlenememesi durumunda, e-Arşiv Faturası yerine basılmış kağıt fatura kullanımına izin verilmemiştir.
Ancak e-Arşiv kullanıcıları aynı zamanda e-Fatura uygulamasına kayıtlı olduklarından dolayı, kesinti veya arıza durumunda 397 no’lu VUK Genel Tebliğince, e-Fatura yerine basılı kağıt fatura düzenleyebilirler.
İhracat ile ilgili GTB’nın 2017/7 sayılı Genelgesine göre, GİB veya GTB sisteminde arıza veya kesinti yaşanması durumunda, ihracat işlemleri basılı kağıt fatura ile yapılabilmektedir.
e-Arşiv fatura kullanıcısıyım, elimde kalan basılı kağıt faturalara ne olacak?
e-Arşiv fatura uygulamasına geçen mükelleflerin, makul ölçüyü aşan ölçüde elinde bulundurdukları kağıt faturaları bağlı bulundukları vergi dairelerine ibraz ederek kullanılmamış olanların iptal edilmesini istemesi gereklidir.
Herhangi bir e-Belge mükellefi olmayan firmalar hangi faturaları e-Arşiv Fatura olarak düzenlemek zorundalar?
01.01.2020 tarihinden itibaren e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmayan mükelleflerce düzenlenecek faturaların; vergi mükellefi olmayanlar için vergiler dahil toplam tutarın 30 Bin TL’yi ve vergi mükellefleri için vergiler dahil toplam tutarın 5 Bin TL’yi aşması halinde, ilgili faturaların e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmesi zorunlu kılınmıştır. Söz konusu faturalar Başkanlıkça sunulan e-Belge portali üzerinden düzenlenecektir. Belirlenen şartları sağlamayan faturalar ise kağıt fatura olarak düzenlenmeye devam edilecektir.
